إن الدور الرئيس للمخطط والوظيفة التي عرف بها والمهمة التي اضطلع بها على الدوام هي إعداد الخطط ووضعها موضع التنفيذ والمخطط في وسبيله لتحقيق ذلك يقوم بعدة عمليات متعاقبة ومترابطة، إذ لا يعنى الانتهاء من إحدى الخطوات عدم الرجوع إليها، كما يمكن أن تكون هناك خطوات متوازية تتم في نفس الوقت.
ولعل دراسة مراحل عملية التخطيط تتطلب تحليل مهامه العمليات التخطيطية بدءاً من مرحلة ما قبـل التخطيط، ثم مرحلة إعداد هيكل الخطة، فمرحلة تنفيذ الخطة ومتابعتها، وأخيراً مرحلة التقويم. ويجب التأكيد على أن هذه المراحل ليست مستقلة بعضها عن البعض الآخر، ولكنها مراحل مترابطة ومتداخلة ومتسلسلة.
أن عملية التخطيط تتضمن المراحل التالية:
1- وضع الإطار العام للإستراتيجية.
2- دراسة وتحليل العوامل الخارجية المؤثرة في الخطة ، لتحديد الفرص التي تتيحها
والقيود التي تفرضها.
3-دراسة وتحليل العوامل الداخلية المؤثرة في الخطة ، لتحديد الفرص التي تتيحها ، والقيود التي تفرضها.
4- تحديد الأهداف ووضع الاستراتيجيات البديلة ، والمقارنة بينها .
5-وضع السياسات والبرامج والموازنات ، حيث تتم ترجمة الأهداف طويلة الأجل إلى أهداف متوسطة وقصيرة الأجل ، ووضعها على شكل برامج زمنية.
6-تقييم االوضع الحالي في ضوء الأهداف ، والاستراتيجيات الموضوعة ، ومراجعة هذه الأمور في ضوء الظروف البيئية المحيطة.
7--إعداد الترتيبات التنظيمية والإدارية اللازمة ، وتحقيق تكيف التنظيم للتغيرات
المصاحبة للقرارات الاستراتيجية .
وللتخطيط التربوي مجموعة من الخطوات لا بد وان يمر بها عند إعداد أي خطة تربوية ، وحددها (محمد سيف الدين ،2002) واهم هذه الخطوات ما يأتي:
الخطوة الأولى: الخطوة التمهيدية :-
وتتمثل في بعض الأعمال والأنشطة التي تساعد على تنظيم أعمال التخطيط ، وتكون الإجراءات فيها تمهيدية لخطوات أساسية لاحقة ، كما تشمل هذه المرحلة إعداد العدة للبدء في عملية التخطيط ، وفي وضع مشروع الخطة التربوية.وتتطلب مرحلة التحليل تجميع كم هائل من البيانات والمعلومات عن خلفية الأعمال للمساعدة في اتخاذ القرارات السليمة ، فالحقائق المتوافرة لدى القائمين على التخطيط ستؤثر بالتأكيد على التوجهات نحو القرار المتخذ . المعلومات المستقبلية ، وهي التنبؤات بالأحداث المحتملة في المستقبل والتي على أساسها تضع الإدارة تقديراتها وتبني توقعاتها ، وهي أساس هام لعمليات التخطيط عموماً ، مثال توضع الخطة على أساس سعر برميل النفط في البلدان النفطية (الوحيدة الانتاج) والتي تعتمد على النفط في صادراتها الرئيسة ، إذا ارتفع سعر النفط فسيكون في مصلحة المخطط (الدولة ) وعندها سيكون فائض في الموازنة السنوية وفي صالح الدولة ، وان حدث العكس فسيكون في غير صالح الدولة لذلك تلجأ الدول في هذه الحالة الى عدة بدائل لحل المشكلة ومنها ترشيد الاستهلاك ، أو زيادة الضرائب ، وفي أكثر الأحيان تقليل ما يخصص لكل وزارة من الميزانية العامة وهذا يؤثر بدوره في التلكؤ في تنفيذ بعض جوانب الخطة وحسب الأولويات في الخطة .
الخطوة الثانية :
مرحلة تحديد أهداف الخطة:-
في هذه المرحلة يتم تحديد الأهداف المرجوة من النشاط الذي نقوم به في ضوء الأهداف الاجتماعية التي يسعى المجتمع إلى تحقيقها، وهذه الأهداف تكون معبرة عن حقيقة المشكلات والمعوقات من ناحية وطموحات المجتمع من ناحية أخرى.وعند صياغة الأهداف يلزم اللجوء إلى التنبؤ وذلك لتصور ماذا يمكن أن يحدث على المدى البعيد، فالرؤية تضع إطاراً عاماً لفلسفة الخطة، غاياتها، استراتيجياتها ، وفي نفس الوقت لها دور مهم في زيادة فعالية وإنتاجية الجامعة لأنها تحفز الجميع للعمل باتجاه هدف واحد يجب أن تكون الأهداف قد وضعت بمشاركة جميع الأطراف المسئولة عن تحقيقها، كما أنه من المتوقع أن يبني المديرون والأفراد تلك النوعيات من الأهداف التي تنسجم مع تفضيلاتهم ،فالقبول يأتي نتيجة للمشاركة ويفضل أن يمتد القبول ليشمل الفئات الخارجية مثل الجماعات خارج المؤسسات التربوية والتي تشكل ضغط على اتخاذ القرارات ، أو المنظمات التشريعية وغيرها من الفئات التي قد تقف عائقاً دون تحقيق الأهداف .
الخطوة الثالثة: مرحلة وضع إطار الخطة:-
بعد تحديد الأهداف يتم ترجمتها إلى برنامج عمل تفصيلي يسمى مشروع الخطة وفيه تحدد الفترة الزمنية للخطة ومراحلها ونسب التكاليف النهائية لها، ويتم تحديد الاحتياجات من القوى البشرية اللازمة لتنفيذ الخطة والوسائل والأجهزة المطلوبة، كذلك تدرس البدائل وتوضع الأولويات كما تحدد النتائج المتوقعة. وتعتبر البرامج خطط تنفيذية يتم تصميمها متضمنة مجموعة من الأنشطة لتحقيق هدف معين، وينتهي البرنامج بمجرد تحقيق هذا الهدف، فالبرنامج خطة مؤقتة تستخدم لمرة واحدة )جلال العبد،2003 .(
ويهدف إعداد الخطط والبرامج التنفيذية إلى تحويل البيانات الخام التي تم جمعها، وتحديد عدد من الأمور والأولويات التي تتعلق بكل هدف، مع التأكيد على أن البرامج التنفيذية ينبغي أن تتضمن أموراً عدة أهمها :
1- طريقة التنفيذ.
2- مؤشر الأداء و النواتج المتوقعة.
3 - مسئولية التنفيذ (من سيؤدي العمل ؟(
4- تحديد المدة الزمنية للتنفيذ.
5- التكلفة المتوقعة.
6- المتابعة والمراجعة النهائية.
وتحتاج هذه المرحلة إلى نظرة عملية وقدرة على تحريك الموارد البشرية وغير البشرية بطريقة منظمة ومرتبة تعمل على تنفيذ الاستراتيجيات التي وضعت في المرحلة السابقة، وأهم أسسنجاح هذه المرحلة هو تحقيق التكامل والتعاون بين الأنشطة والوحدات الإدارية المختلفة في المنظمة لتنفيذ الاستراتيجيات بكفاءة وفاعلية.ويتم وضع المخصصات المالية لكل هدف عن طريق تحديد موازنات وحدة النشاط المطلوب ثم يتم إعداد الموازنات في ظل المستوى الوظيفي ككل مع مراعاة تحقيق التفاهم والترابط بين الموازنات المختلفة ، وامتزاج الأموال اللازمة استراتيجياً وتشغيلياً )جمال الدين المرسى ، 2003. (
الخطوة الرابعة: مرحلة إقرار الخطة:-
بعد وضع مشروع الخطة التي تعتبر بمثابة مشروع ويعرض للمناقشة اللازمة(تعرض على جميع الوزارات أو المؤسسات ذات العلاقة) كل وزارة تضع بصماتها وحسب ما تعنيها من الخطة للخروج بالخطة وبأقل سلبيات ، حتى يتم إقرارها بالصورة النهائية واستصدار التشريعات اللازمة لتنفيذها. هي سلسلة من المهام التي يتم تنفيذها من قبل عدة أشخاص بصورة متتالية أو متوازية وهى الخطط التي تحدد الخطوات التي يجب اتباعها لإنجاز عمل معين والإجراءات أكثر تحديداً من السياسات حيث تسعى إلى تفصيل التصرفات ، وتقديم الخطوات اللازمة لتنفيذ .
الخطوة الخامسة: مرحلة تنفيذ الخطة:-
من الخطأ أن ننظر إلى التخطيط على أنه يقف عند مرحلة التصميم (التخطيط) ولكن لا يتوقف التخطيط عند هذا الحد وآلا أصبح مجرد تنبؤ أو إسقاط، فالتخطيط السليم يشير إلى ما يلزم عمله لتنفيذ الخطة، بمعنى آخر يضعها موضع التنفيذ. تعد عملية تنفيذ الخطة من المراحل المهمة في ترجمة الرؤى والأهداف العامة إلى واقع عملي وتنفيذ الخطة يرتبط بعدة عوامل مهمةمنها ، الهيكل التنظيمي، وأساليب التنفيذ المتبعة ، ومدى توافر الموارد البشرية فضلاً عن الثقافة التنظيمية.
وتعطي غالبية المنظمات جهداً ووقتاً لعملية صياغة الأهداف ووضع الخطط والبرامج يصل
إلى حد المغالاة.
الخطوة السادسة: مرحلة متابعة وتقويم الخطة:-
تهدف متابعة الخطة إلى التعرف على مدى تحقيق أهداف وبرامج الخطة. بالإضافة إلى التقارير الدورية التي تتم أثناء تنفيذ الخطة لابد من إعداد تقارير عند انتهاء فترة الخطة تمهيداً لإعداد الخطة التالية ، وتهدف هذه المرحلة إلى الوقوف على ما تم تحقيقه ومقارنته بالأهداف النهائية التي وضعت أصلاً للخطة ويتم استخلاص الدروس المستفادة والتعرف على الإجراءات التي يجب اتخاذها في إعداد الخطة القادمة وتأتي عملية الرقابة والتقويم في إطار كونها جزءاً ومكوناً رئيساً من عملية التخطيط ، والرقابة لا تستهدف بالدرجة الأولى التعرف أو رصد الأخطاء ، أو التجاوزات أو الانحرافات ، وإنما تهدف أساساً إلى التأكد من صحة التفكير ودقة التخطيط وكفاءة التنفيذ ، وإن عملية الرقابة على تنفيذ الخطة تمتد من التأكد من جودة التفكير الاستراتيجي ، والتأكد من جودة الخطة ، حتى التأكد من جودة الأداء الفعلي ومطابقته للمخطط المستهدف ، كما أن كل الاستراتيجيات تخضع لعملية تقييم لمعرفة مدى تناسبها مع التغييرات التي تحدث في البيئة الداخلية والخارجية ، ولتقييم مدى دقة التنبؤات التي تحتويها الخطط، ويتطلب ذلك مقارنة النتائج الفعلية بالأهداف المتوقعة من تنفيذ الخطة وبالتالي اكتشاف الانحرافات سواء كانت في التصميم ، أو في تنفيذ الخطة .
ومن خلال عمليتي الرقابة والتقييم يمكننا الوصول إلى مرحلة مهمة في إحداث التعديل المناسب من خلال اتخاذ الإجراءات التصحيحية التي تمثل الحلقة الأخيرة في دورة الرقابة، وفيها يتم إعادة الأمور إلى نصابها وتعديل الانحرافات وإحداث التعديلات اللازمة للخطة ومما سبق نرى أن التقييم والرقابة عملية مستمرة تبرز أهميتها فيما يلي :-
•?تفادي الخطأ وتصحيح الانحرافات، خاصة وأن المنفِّذ هو عنصر بشري معرض للخطأ.
•?تفادي آثار التغيرات التي قد تحدث بين الفواصل الزمنية لعمليات الإدارة.
•?يترتب على غياب عملية الرقابة الكثير من الأمور مثل : - ضياع الوقت، تدني مستوى
العمل والإنجاز، الإسراف في الموارد البشرية.
استاذ المادة: الدكتور محمد كاظم منتوب الحمداني .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق