الأربعاء، 1 يونيو 2016

موسوعة تنمية الذكاء الإداري Developing Business Intelligence Encyclopedia

موسوعة تنمية الذكاء الإداري
Developing Business Intelligence Encyclopedia
 
الأشكال التسعة المختلفة للذكاء وكيفيه تنمية كل منها:

موسوعة الاتصال وإعداد التقارير والبرامج Communication, Reporting and Programs Encyclopedia


موسوعة الاتصال وإعداد التقارير والبرامج
Communication, Reporting and Programs Encyclopedia


موسوعة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب Executive Secretary and Office Management Encyclopedia


موسوعة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
Executive Secretary and Office Management Encyclopedia


تعد السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري ، ويطلق لقب سكرتير على الشخص الذي يساعد مديره في العمل على أداء معظم أعماله، ويسجل له معلوماته، ويكتم أسراره، ويجب أن يكون القائم على هذه الوظيفة ملم  جيداً بأعمال السكرتارية و إدارة المكاتب.

أهمية وظيفة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
  • الحفاظ على أسرار العمل في المؤسسة سواء كانت هذه الأسرار خاصة بالعمل أو الموظفين في المؤسسة
  • الإشراف على جميع الأعمال الإدارية.
  • تسهيل تدفق المعاملات، وإنجاز العمل في الوقت المطلوب.
وتعد السكرتارية  هي المسؤول الأول عن تنفيذ العمل والتنسيق بين الإدارات المختلفة، والبريد الوارد و الصادر و الأرشيف وتحديد مواعيد المقابلات و الاجتماعات، كل ذلك دون تضيع للوقت المستغرق و الجهد المبذول في إتمام العمل.

مواصفات السكرتير الناجح
  • اللباقة
  • الذكاء
  • قوة الذاكرة
  • حسن المظهر
  • حسن الإنصات
  • حسن التصرف
  • الإلمام بقواعد وقوانين العمل داخل المؤسسة

كيف تكون سكرتير ناجح؟
  • احترام جميع فريق العمل.
  • عدم إهدار وقت العمل في الأمور الشخصية.
  • إتمام الأعمال، وعدم الاتكال على الآخرين إلا في الضرورة.
  • وضع الخطط السليمة لتنفيذ الأعمال المطلوب إنجازها.
  • إعداد الأدوات المكتبية اللازمة الكافية للعمل.
  • تنفيذ الأعمال الصعبة أولاً حتى لا يضيع الوقت في التفكير فيها.

عناصر ضغوط العمل التي تتعرض لها وظيفة السكرتارية و إدارة المكاتب
  • إسناد الأعمال الإضافية إليهم.
  • المقابلات الشخصية، والاجتماعات.
  • غياب المدير المباشر.
  • مصاحبة المدير في زياراته و اجتماعاته التي يحضرها.
  • العلاقات الشخصية مع الموظفين.
  • الصراعات على فرص الترقي و التدرج في العمل.
  • عدم تفويض سلطات العمل بشكل سليم.
  • عدم وضع أهداف و استراتيجيات واضحة للعمل
  • الرقابة المكثفة، والمراجعة المطولة.
  • الأزمات المفاجئة.
  • عدم التنسيق الجيد بين الإدارات.
  • عدم وجود خطط سليمة للعمل.
  • تعدد الجهات الإشرافية.

كما قد توجد أيضاً ضغوط شخصية تتعرض لها السكرتارية و إدارة المكاتب مثل:
  • عدم الانضباط
  • تأجيل عمل اليوم إلى الغد
  • الإهمال و الكسل
  • عدم القدرة على رفض المزيد من المهام المسندة إليهم من قبل رؤسائهم في العمل.

و تتشرف إدارة الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي بتقديم هذه الموسوعة التخصصية التي قام بإعدادها فريق من الباحثين المتخصصين في قسم التأليف و البحث العلمي في الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي وفق أرقى المعايير العلمية و التقنية المتبعة في بريطانيا لإعداد الموسوعات كهدية متواضعة لجميع زوار و أعضاء و طلاب الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي الراغبين بتطوير معارفهم العلمية و العملية في الحقول المعرفية المتعددة التي تغطيها موسوعات الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي التي يتم تحديثها دائماً بالاستناد إلى الأبحاث المستجدة التي تصدر في المملكة المتحدة وعالمياً.

و تجدر الإشارة الهامة إلى أن جميع محتويات موسوعات الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي محمية بموجب قوانين حماية الملكية الفكرية في المملكة المتحدة  والاتحاد الأوربي و يمنع استخدامها أو النقل الجزئي أو الكلي و لأي سببٍ كان وفق شروط حماية الملكية الفكرية للأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي المدرجة في الرابط التالي : حقوق الملكية الفكرية للأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي. و أي استخدام غير شرعي لمحتوى موسوعات الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي ، و هو ما تتم مراقبته بشكل مؤتمت و لحظي على شبكة الإنترنت من خلال خدمات شركة Google  العالمية ، سوف يتم التعامل معه بالطرق القانونية الدولية التي تكفل حقوق الهيئات الأكاديمية البريطانية التي تتضمن الغرامة المالية الباهظة و إغلاق أي موقع إلكتروني يقوم بعملية الاستخدام غير الشرعي من خلال شركة الاستضافة التي يتبع لها و شطبه من سجلات محرك بحث Google وفق سياسة شركة Google العالمية، و التي يمكن الاطلاع عليها من الرابط التالي:
www.google.com/transparencyreport/removals/copyright


أقسام السكرتارية
وظيفة السكرتارية التنفيذية
أعدي جدول مواعيد ليومك - السكرتارية التنفيذية
أفكار تساعد علي النظام - إدارة المكاتب
أنواع السكرتارية
إدارة الوقت
الأرشيف
الاتصال الغير مباشر
الاتصال المباشر
الاتصالات
الاتصـالات الشفهيـة
التخطيط الأسبوعي واليومي للسكرتير
التنظيم الفني للمحفوظات
السكرتير الناجح
السكرتير والعلاقات العامة والإنسانية
المحفوظات
المـراسلات الواردة والصـادرة
بعض أنواع التعامل بين الأفراد
تداول المراسلات الداخلية
ترتيبات السفر للمدير
تنظيم العمل
تنظيم المواعيد والمقابلات
كيف تعد العرض الخاص بك؟
مهارات التعامل مع العملاء
نصائح للتعامل مع الأوراق والملفات - إدارة المكاتب
وسائل حفظ الملفات - السكرتارية التنفيذية