موسوعة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
Executive Secretary and Office Management Encyclopedia
تعد السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري ، ويطلق لقب سكرتير على الشخص الذي يساعد مديره في العمل على أداء معظم أعماله، ويسجل له معلوماته، ويكتم أسراره، ويجب أن يكون القائم على هذه الوظيفة ملم جيداً بأعمال السكرتارية و إدارة المكاتب.
أهمية وظيفة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
- الحفاظ على أسرار العمل في المؤسسة سواء كانت هذه الأسرار خاصة بالعمل أو الموظفين في المؤسسة
- الإشراف على جميع الأعمال الإدارية.
- تسهيل تدفق المعاملات، وإنجاز العمل في الوقت المطلوب.
وتعد السكرتارية هي المسؤول الأول عن تنفيذ العمل والتنسيق بين الإدارات المختلفة، والبريد الوارد و الصادر و الأرشيف وتحديد مواعيد المقابلات و الاجتماعات، كل ذلك دون تضيع للوقت المستغرق و الجهد المبذول في إتمام العمل.
مواصفات السكرتير الناجح
- اللباقة
- الذكاء
- قوة الذاكرة
- حسن المظهر
- حسن الإنصات
- حسن التصرف
- الإلمام بقواعد وقوانين العمل داخل المؤسسة
كيف تكون سكرتير ناجح؟
- احترام جميع فريق العمل.
- عدم إهدار وقت العمل في الأمور الشخصية.
- إتمام الأعمال، وعدم الاتكال على الآخرين إلا في الضرورة.
- وضع الخطط السليمة لتنفيذ الأعمال المطلوب إنجازها.
- إعداد الأدوات المكتبية اللازمة الكافية للعمل.
- تنفيذ الأعمال الصعبة أولاً حتى لا يضيع الوقت في التفكير فيها.
عناصر ضغوط العمل التي تتعرض لها وظيفة السكرتارية و إدارة المكاتب
- إسناد الأعمال الإضافية إليهم.
- المقابلات الشخصية، والاجتماعات.
- غياب المدير المباشر.
- مصاحبة المدير في زياراته و اجتماعاته التي يحضرها.
- العلاقات الشخصية مع الموظفين.
- الصراعات على فرص الترقي و التدرج في العمل.
- عدم تفويض سلطات العمل بشكل سليم.
- عدم وضع أهداف و استراتيجيات واضحة للعمل
- الرقابة المكثفة، والمراجعة المطولة.
- الأزمات المفاجئة.
- عدم التنسيق الجيد بين الإدارات.
- عدم وجود خطط سليمة للعمل.
- تعدد الجهات الإشرافية.
كما قد توجد أيضاً ضغوط شخصية تتعرض لها السكرتارية و إدارة المكاتب مثل:
- عدم الانضباط
- تأجيل عمل اليوم إلى الغد
- الإهمال و الكسل
- عدم القدرة على رفض المزيد من المهام المسندة إليهم من قبل رؤسائهم في العمل.
و تتشرف إدارة الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي بتقديم هذه الموسوعة التخصصية التي قام بإعدادها فريق من الباحثين المتخصصين في قسم التأليف و البحث العلمي في الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي وفق أرقى المعايير العلمية و التقنية المتبعة في بريطانيا لإعداد الموسوعات كهدية متواضعة لجميع زوار و أعضاء و طلاب الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي الراغبين بتطوير معارفهم العلمية و العملية في الحقول المعرفية المتعددة التي تغطيها موسوعات الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي التي يتم تحديثها دائماً بالاستناد إلى الأبحاث المستجدة التي تصدر في المملكة المتحدة وعالمياً.
و تجدر الإشارة الهامة إلى أن جميع محتويات موسوعات الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي محمية بموجب قوانين حماية الملكية الفكرية في المملكة المتحدة والاتحاد الأوربي و يمنع استخدامها أو النقل الجزئي أو الكلي و لأي سببٍ كان وفق شروط حماية الملكية الفكرية للأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي المدرجة في الرابط التالي : حقوق الملكية الفكرية للأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي. و أي استخدام غير شرعي لمحتوى موسوعات الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي ، و هو ما تتم مراقبته بشكل مؤتمت و لحظي على شبكة الإنترنت من خلال خدمات شركة Google العالمية ، سوف يتم التعامل معه بالطرق القانونية الدولية التي تكفل حقوق الهيئات الأكاديمية البريطانية التي تتضمن الغرامة المالية الباهظة و إغلاق أي موقع إلكتروني يقوم بعملية الاستخدام غير الشرعي من خلال شركة الاستضافة التي يتبع لها و شطبه من سجلات محرك بحث Google وفق سياسة شركة Google العالمية، و التي يمكن الاطلاع عليها من الرابط التالي:
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق